เหตุผล 5 อย่างที่ทำให้คุณยังเขียนอีเมล์ไม่รู้เรื่อง ทั้งๆที่เขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษทุกวันๆ

อยากรู้มั้ย  ว่าถึงแม้ว่าคุณเขียนอีเมล์ทุกวันๆ ไม่ได้หมายความว่าคุณมีทักษะในการเขียนที่ดี

เคยมั้ย??  เขียนอีเมล์แล้วถูกส่งกลับ  ถูกถามหลายครั้งเพราะไม่เคลียร์จากลูกค้าและบอส

KruMae เห็นการเขียนอีเมล์มามากมาย และรวบรวมเหตุผลที่เรายังเขียนอีเมล์ไม่ถูกต้องซักที

  1. เขียนใช้เทนส์ผิดๆ ถูกๆ   ภาษาอังกฤษให้ความสำคัญในการใช้เทนส์ที่ถูกต้องเพราะมันสำคัญมากกกก   ลองนึกดู ถ้าลูกค้าถามถึงการส่งของ  เราบอกว่าส่งไปแล้ว  ทั้งๆที่ยังไม่ได้ส่งแต่ใส่เทนส์ผิด–คงงงกันสนุกไปเลย  เพราะฉะนั้นครูเมแนะนำให้ดูเทนส์ที่เค้าใช้  เค้าใช้เทนส์ใด  เราใช้เทนส์นั้น แล้วจะผิดผลาดน้อยกว่าพิมพๆไป ไม่ได้ดูเทนส์เลย
  2. แปลไทยเป็นอังกฤษ…จ๋าเลย   เมอ่านแล้วก็สามารถแปลได้ตามตัว  ภาษาอังกฤษมันมีรูปแบบเหมือนภาษาไทยขนาดนั้นเลยเหรอ?   ถ้าเขียนให้คนไทยด้วยกันอ่าน  ก็คงเข้าใจ  แต่ถ้าเขียนให้ลูกค้าหรือบอส–เราจะเสียเครดิตหมดนะ
  3. ไม่ใช้ period หรือจุด full stop   เขียนไปเรื่อยๆเหมือนเขียนภาษาไทย   ภาษาอังกฤษมีการเริ่ม จบประโยคเพื่อป้องกันการสับสนของข้อความ  เราควรเคารพกฏของภาษาอังกฤษและใช้ให้ถูกต้อง  นอกเหนือจะอ่านง่าน เข้าใจง่าย แต่มันจะลดความปวดหัวให้คนที่รับอีเมล์เรา
  4. เขียนแต่น้ำ–เนื้อจริงๆมีนิดเดียว—  ทำเหมือนขายอาหารข้าวแกงที่มีแต่น้ำ   นิทานการเล่าเรื่องเก็บไว้เขียนอีเมล์ส่วนตัว  ถ้าเขียนอีเมล์ในที่ทำงาน  เขียนให้ได้ใจความสั้นๆ พอ  เพราะไม่มีใครอยากอ่าน และไม่มีใครมีเวลาอ่านข้อความยาวๆของเรา–โดยเฉพาะบอสของเรา  อีกอย่าง–ถ้าเราไม่มั่นใจภาษาของเราก็อย่าเขียนยาว..ยิ่งเขียนยาวยิ่งมีโอกาสผิดเยอะ
  5. ลอกการเขียนมาผิดๆ  ครูเมเคยถามนักเรียน…ทำไมเขียนแบบนี้  ก็มักได้คำตอบว่า..ก็เค้าเขียนกันมาอย่างนี้   ถ้าเราไม่หยุดดูนิดนึงว่าสิ่งที่เราลอกมาใช้เนี่ย  ถูกหรือผิด เราก็จะจำแบบผิดๆมาใช้ พอถึงเวลาแก้ก็แก้ยาก เพราะนิสัยการเขียนนั้นฝังลึกไปแล้ว
  6. ใช้ Google Translate แปล  กูเกิ้ลต้องถูกซิ–จริงเหรอ?  กูเกิ้ลก็คือคอมพิวเตอร์  สมองมนุษย์สร้างคอม  คอมไม่ได้สร้างมนุษย์  และอีกอย่าง เราจะไม่มีวันได้เรียนรู้ทักษะในการเขียนถ้าไม่เคยเขียนของตัวเอง

ทักษะการเขียนอีเมล์แบบงูๆปลาๆนั้นจะสามารถใช้ได้ในตำแหน่งปัจจุบัน แต่ถ้าอยากได้รับการโปรโมทในตำแหน่งที่สูงขึ้น เราต้องฝึกการเขียนอีเมล์ที่ถูกต้อง ชัดเจนและเข้าใจง่าย  เพราะคงไม่มีบริษัทใดอยากให้ผู้จัดการในบริษัทเขียนอีเมล์แบบขอไปทีในฐานะตัวแทนของบริษัทนั้นๆ นะ

ฝึกการเขียนให้ถูกต้อง บอสอ่านก็จะแอบประทับใจ อีกทั้งทำให้การสื่อสารนั้นราบรื่นขึ้น

–KruMae–